Tässä artikkelissa käsitellään muutamia yksinkertaisia vinkkejä henkilökohtaisen työn tuottavuuden kehittämiseksi. Paremman tuottavuuden ymmärtäminen on tärkeää, kun halutaan saavuttaa tuloksia pienemmällä panostuksella.

Tuottavuutta voidaan mitata eri asioista, sillä tuottavuus määritellään kaavalla tuotokset / panokset.Tuottavuus toimii parhaiten vertailullisena arvona, kun verrataan saman asian tuottavuutta eri ajankohtina. Usein tuottavuudella mitataan työpanoksen tehokkuutta, jolloin kaava on tuotokset / käytetyt työtunnit.

Artikkelin vinkit pohjautuvat pääasiassa 37Signals:n Rework-kirjaan.

1. Tiedä aina, miksi teet jotakin

Ensimmäinen vinkki tuottavuuden kehittämiseksi on kysyä joka kerta itseltä, miksi olet tekemässä asiaa, ja onko se tarpeellista. Kun varmistut asioiden tarpeellisuudesta, pystyt tekemään asioita, joilla on todellista merkitystä.

Työskennellessä yhdessä muiden kanssa, pitäisi kaikkien osanottajien pystyä vastaamaan samalla tavalla "Miksi?"-kysymykseen. Tarpeellinen ja hyvä syy luovat motivaation tehdä asia parhaalla mahdollisella tavalla.

2. Visuaalisuus parantaa kommunikaatiota ja tuottavuutta

Tutkitusti suurimmat yksittäiset ongelmat yrityksissä ovat kommunikaatio-ongelmat. Kommunikaatio-ongelmat voivat esiintyä suoraan ihmisten välillä, suunnitelmien ja toteutuksen välillä tai muissa vastaavissa tilanteissa, joissa jokin asia pitää saada kerrottua eteenpäin.

Merkittäviä ongelmia syntyy, kun ihmiset luulevat ymmärtävänsä toisiaan, mutta eivät ole kuitenkaan osanneet kertoa asiaansa ymmärrettävästi. Projektit menevät pieleen, kun projektipäällikkö, toteuttaja ja asiakas kuvittelevat erilaista lopputulosta.

Yksi ratkaisu parantaa kommunikaatiota on poistaa ylimääräiset kerrokset lopputuloksen ja suunnitelman väliltä. Esimerkiksi piirtäminen, näytteleminen tai mikä tahansa havainnollistamiskeino voi vähentää epäselvyyttä halutun lopputuloksen ja suunnitelman väliltä.

Kirjoitettu ja puhuttu teksti eivät ikinä toimi yhtä hyvin kuin kuvat, jonka kaikki ymmärtävät lähes samalla tavalla.

3. Älä salli keskeytyksiä

Keskeytys on tuottavuuden pahin vihollinen ja olisi tehokasta työskennellä vähintään puolet päivästä ilman häiriöitä.

Iso osa varsinaisesta työnteosta on yksin puurtamista. Kun työskennellään yksin, olisi työ todella parempi tehdä yksin ilman häiritsevää kommunikaatiota. Ylimääräiset keskustelut keskeyttävät ajattelun ja työ vaatii uuden paneutumisajan, jotta päästään keskustelua edeltäneeseen keskittymisen tilaan.

4. Minimoi kokousten määrä

Kokoukset keskeyttävät työn tekemisen ja tunnin kokous kymmenen henkilön kesken vie yhteensä yli 10 tuntia varsinaista työaikaa.

Liian usein kokoukset sisältävät turhanpäiväistä keskustelua aiheen vierestä, niissä tehdään harvoin päätöksiä. Aika on kuitenkin pois varsinaisen työn tekemisestä. Erittäin lyhyet ja visuaaliset pystypalaverit ajavat asian hyvin tehokkaasti! Myös muutaman minuutin chat- tai videokeskustelu voi korvata normaalin tunnin tapaamisen.

Kun kokousta todella tarvitaan, se pitää valmistella huolella ja jokaisella ihmisellä pitää olla siellä tärkeä rooli. Kokoukseen kutsutaan mahdollisimman vähän ihmisiä ja siellä käsitellään hyvin yksinkertaista ja selkeää aihetta. Tehokkainta on ratkaista etukäteen määriteltyä ongelmaa. Lopputuloksena kokouksessa päädytään selkeään ratkaisuun ja ratkaisun toteuttajaan. Vasta tällä päätöksella voidaan saavuttaa kokouksen tavoite, eli osanottajien asiantuntemus on käytetty jonkin ongelman ratkaisemiseksi. 

Ottakaahan siis tavoitteeksi vähentää pitkiä informatiivisia palavereja ja tuokaa tilalle lyhyet, säännölliset, visuaaliset pystypalaverit & videopalaverit. Me voimme tarvittaessa auttaa teitä näiden uusien päivittäisjohtamisen ja jatkuvan parantamisen –toimintamallien käyttöönotossa.

5. Lopeta hyödytön toiminta

Viimeinen, mutta haastava keino henkilökohtaisen tuottavuuden parantamiseksi on tekemisen lopettaminen, jos näyttää siltä, että tuloksia ei saavuteta. Monet henkilöt, tiimit ja organisaatiot tuhlaavat jatkuvasti lisää resursseja projekteihin, koska ne eivät halua tunnustaa menettäneensä aikaisemmat projektiin syydetyt ja usein valtavat resurssit. Toiminta, josta ei kuitenkaan lopulta ole mitään hyötyä pitäisi lopettaa välittömästi, vaikka se tuntuu vaikealta.

Kaiken kaikkiaan tuottavuus on moniulotteinen asia, johon vaikuttavat tehokkaiden työskentelytapojen lisäksi motivaatio ja muut psykologiset tekijät. Tehokkaiden tapojen rakentaminen työn ympärille on tärkeää henkilökohtaisen tuottavuuden parantamiseksi.

Jos  olet sitä mieltä, että näistä vinkeistä on hyötyä muille, niin laita hyvä kiertämään ja paina alla olevaa "Share"-linkkiä.